勉強会主催の ゆう です。
仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。
前回は、検証フェーズのステップの
２番目「KPIの達成率を確認する」
３番目「KDIの達成率を確認する」
についてお話ししました。
前回の記事はこちら
KPIの達成率を確認するステップでは、あらかじめ検証頻度に応じてKPIの尺度を合わせておくことで、反省点や課題が明確になり、微修正をかけやすくなることがポイントでしたね。
※検証頻度ごとにブレイクダウンしたKPIを「ラップタイム」と呼んでいることもご紹介しました
また、KPIはコントロールが難しい面がありますが、KDIは自らの行動であるゆえコントロールできるため、検証ではKDIにフォーカスし、多くの時間を費やすべき、ということもお話ししました。
今回は、検証フェーズの４番目のステップ「できなかった要因を突き止める」をご紹介していきます。
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検証フェーズの５つのステップ
ステップ④ できなかった要因を突き止める
この４番目のステップが検証のなかで最重要です。
KGI、KPI、またはKDIが予想通りに推移しなかったときの要因を考えます。
「KDIの検証は比較的わかりやすいが、KGI、KPIの検証は少し曲者だ」と、冨田さん（『鬼速PDCA』の著者）は言われています。
それぞれのケースを見ていきましょう。
KDIが計画通り推移していないとき
KDIが達成できなかった要因分析は、「なぜ」の繰り返しによる課題の整理である、といわれています。
行動目標が未達成だったときに真っ先に考えられるのは「時間」であるので、まずは
Q1 十分な時間をかけたか？
を問いかけることから始めます。
もし十分に時間をかけたのなら、
Q2 なぜ時間をかけても未達なのか？
を考えます。
その答えが「実行にあたって障害があったから」なのであれば、それは具体的にはどんな障害なのか分解をしていきます。
もし「時間をかけたがやり方に問題があった」のなら、やり方にフォーカスしての洗い出しが必要になります。
もし「目標が高過ぎた」または「思った以上に手間がかかった」のであれば、どれくらいなら実行可能なのかを検討し、次の調整フェーズでKDIを変更すればいいのですね。
Q1に対して「時間がかけられなかった」と答えた場合は、
Q4 なぜ時間をかけられなかったのか？
を考えます。
「忙しかった」のであれば、
- たまたま緊急の案件が入ってしまったのか
- 現状把握が十分ではなく、もともと抱えていたタスクが多過ぎたのか
で、その後の対策が変わってきます。
「単にやる気が起きなかった」のであれば、その要因を分析し、場合によっては「なぜPDCAを回すべきなのか」という原点に立ち返る必要があるのですね。
KDI未達の要因分析の例：
KPIが計画通り推移していないとき
KPIが達成できないときの原因は大きく分けると４つしかなく、これらをまず突破口にしてみよう、と冨田さんは言われています。
そのKPI未達の４大原因とは、
- 行動が伴っていなかった（KDIの未達）
- 行動が合っていたが不十分だった（DOの不足）
- 想定していなかった課題があった（課題が未発見）
- 仮説で立てた因果関係が間違っていた（KPIとKDIの連動性が取れていない）
A. 行動が伴っていなかった
原因がここであれば誰でも気づくはずである、と言われています。
KPIはKDIの積み重ねであるので、KDIが未達なら、当然 KPIは達成できませんね。
この場合は要因分析をして、KDIが未達となった要因を突き止めましょう。
ただ、KDIが未達であるほかにも、要因があるケースも考えられます。
他の要因が速やかに発見できるように、TODOレベルでの進捗管理をこまめに行い、KDIは確実に達成しておきたいところですね。
B. 行動は合っていたが不十分だった
KDIは達成できたとしても、そのKDIだけではKPI達成には足りなかった、というケースです。
「これはある意味 想定内の事態ともいえよう」と言われています（実行フェーズで、複数あったDOを絞っていたため）。
この場合、ふるいにかけて保留してあったDOを、次の調整フェーズで追加してみればいいのですね。
C. 想定していなかった課題があった（課題が未発見）
計画フェーズで把握しておくべき課題を見落としていた場合です。
これを発見できるかどうかは、自分の「思い込み」を真っ先に疑えるかどうかだ、と言われています。
計画フェーズでは誰しも「こうすればゴールは達成できるだろう」という仮説を立てます。するとなかには、それが仮説ではなく、真実であるかのように信じ込む人も出てくるでしょう。
それは、実行フェーズでは自信満々での遂行につながるので良いことでもあるのですが、
「検証フェーズに入ったときは仮説に自信がある人ほど謙虚に、自分を疑ってかかることが重要だ」
と冨田さんは指摘されています。
そうでなければ、他の可能性が視界から消えて、原因を突き止めることが困難になってしまうのですね。
では具体的にどうすれば真の要因を見つけることができるのでしょうか？
次回は、KPI未達時の真の要因（未発見の課題）を突き止めるポイントからご紹介していきます。
まとめ
- 検証フェーズの４番目のステップが「できなかった要因を突き止める」であり、これが検証で最重要です
- KDIが計画通りに推移していない場合は、“なぜ”を繰り返して要因分析をすべきです
- 十分な時間をかけたか？－なぜ時間をかけても未達なのか？－障害があった、やり方に問題があった、目標が高過ぎたなど
- なぜ時間をかけられなかったのか？－忙しかった、やる気が起きなかった
- KPIが計画通りに推移していない場合、その原因は以下の４つしかなく、それを突破口にすべきといわれています
- 行動が伴っていなかった（KDIの未達）
- 行動が合っていたが不十分だった（DOの不足）
- 想定していなかった課題があった（課題が未発見）
- 仮説で立てた因果関係が間違っていた（KPIとKDIの連動性が取れていない）
- 課題を見落としていた場合は、自分の「思い込み」を疑い、視野を広げることが求められます
続きの記事はこちら
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