目標が未達成… その要因分析の基本は?“なぜ”を繰り返して課題を整理しよう-『鬼速PDCA』から学ぶ 本当に使えるPDCAスキル32

勉強会主催の ゆう です。

仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA力」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。

鬼速PDCA

前回は、検証フェーズのステップの2番目「KPIの達成率を確認する」、3番目「KDIの達成率を確認する」のについてお話ししました。

前回の記事はこちら

ここに注目すべき!KPI・KDIの検証のポイントは?-『鬼速PDCA』から学ぶ 本当に使えるPDCAスキル31
勉強会主催の ゆう です。 仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA力」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。 前回は、検証でつまずきやすい2つのパターンと...

KPIの達成率を確認するステップでは、あらかじめ検証頻度に応じてKPIの尺度を合わせておくことで、反省点や課題が明確になり、微修正をかけやすくなることがポイントでしたね。

※検証頻度ごとにブレイクダウンしたKPIを「ラップタイム」と呼んでいることもご紹介しました

また、KPIはコントロールが難しい面がありますが、KDIは自らの行動であるゆえコントロールできるため、検証ではKDIにフォーカスし、多くの時間を費やすべき、ということもお話ししました。

今回は、検証フェーズの4番目のステップ「できなかった要因を突き止める」をご紹介していきます。

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検証フェーズの5つのステップ

ステップ④ できなかった要因を突き止める

このステップが検証のなかで最重要です。

KGI、KPI、またはKDIが予想通りに推移しなかったときの要因を考えます。

KDIの検証は比較的わかりやすいが、KGI、KPIの検証は少し曲者だ、と冨田さん(『鬼速PDCA』の著者)は言われています。

それぞれのケースを見ていきましょう。

KDIが計画通り推移していないとき

KDIが達成できなかった要因分析は、「なぜ」の繰り返しによる課題の整理である、といわれています。

行動目標が未達成だったときに真っ先に考えられるのは「時間」であるので、まずは

Q1 十分な時間をかけたか?

を問いかけることから始めます。

もし十分に時間をかけたのなら、

Q2 なぜ時間をかけても未達なのか?

を考えます。

その答えが「実行にあたって障害があったから」なのであれば、それは具体的にはどんな障害なのか分解をしていきます。

もし「時間をかけたがやり方に問題があった」のなら、やり方にフォーカスしての洗い出しが必要になります。

もし「目標が高すぎた」または「思った以上に手間がかかった」のであれば、どれくらいなら実行可能なのかを検討し、次の調整フェーズでKDIを変更すればいいのですね。

Q1に対して「時間がかけられなかった」と答えた場合は、

Q4 なぜ時間をかけられなかったのか?

を考えます。

「忙しかった」のであれば、たまたま緊急の案件が入ってしまったのか、現状把握が十分ではなく、もともと抱えていたタスクが多すぎたのかで、その後の対策が変わってきます。

「単にやる気が起きなかった」のであれば、その要因を分析し、場合によっては「なぜPDCAを回すべきなのか」という原点に立ち返る必要があるのですね。

KDI未達の要因分析の例:

KPIが計画通り推移していないとき

KPIが達成できないときの原因は大きく分けると4つしかなく、これらをまず突破口にしてみよう、と冨田さんは言われています。

そのKPI未達の4大原因とは、

  1. 行動が伴っていなかったKDIの未達
  2. 行動が合っていたが不十分だったDOの不足
  3. 想定していなかった課題があった課題が未発見
  4. 仮説で立てた因果関係が間違っていたKPIとKDIの連動性が取れていない

A. 行動が伴っていなかった

原因がここであれば誰でも気づくはずである、と言われています。

KPIはKDIの積み重ねであるので、KDIが未達なら、当然KPIは達成できませんね。

この場合は、要因分析をして、KDIが未達となった要因を突き止めましょう。

ただ、KDIが未達であるほかにも要因があるケースも考えられます。

他の要因が速やかに発見できるように、TODOレベルでの進捗管理をこまめに行い、KDIは確実に達成しておきたいところですね。

B. 行動は合っていたが不十分だった

KDIは達成できたとしても、そのKDIだけではKPI達成には足りなかった、というケースです。

これはある意味想定内の事態ともいえよう、と言われています(実行フェーズで、複数あったDOを絞っていたため)。

この場合、ふるいにかけて保留してあったDOを、次の調整フェーズで追加してみればいいのですね。

C. 想定していなかった課題があった(課題が未発見)

計画フェーズで把握しておくべき課題を見落としていた場合です。

これを発見できるかどうかは、自分の「思い込み」を真っ先に疑えるかどうかだ、と言われています。

計画フェーズでは誰しも「こうすればゴールは達成できるだろう」という仮説を立てます。
するとなかには、それが仮説ではなく、真実であるかのように信じ込む人も出てくるでしょう。

それは実行フェーズでは自信満々での遂行につながるので良いことでもあるのですが、

検証フェーズに入ったときは仮説に自信がある人ほど謙虚に、自分を疑ってかかることが重要だ

と冨田さんは指摘されています。

そうでなければ、他の可能性が視界から消えて、原因を突き止めることが困難になってしまうのですね。

 

では具体的にどうすれば真の要因を見つけることができるのでしょうか?

次回は、そのポイントからご紹介していきます。

続きの記事はこちら

潜む課題を見つけるには?ポイントは「視野を横に広げる」-『鬼速PDCA』から学ぶ 本当に使えるPDCAスキル33
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鬼速PDCAスキルアップ術
この記事を書いた人
南 雄一郎

スキルアップ!勉強会 主催者。
2014年から都内のカフェでコミュニケーションのスキルを上げるための勉強会を開催していました。
2016年からは、対人関係でのスキルを心理学から学ぶ勉強会をメインに開催しています。
勉強会の開催数は累計200回以上です。

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