勉強会主催の ゆう です。
仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。
前回は、実行フェーズの応用編として、「タイムマネジメントの３大原則」についてお話ししました。
前回の記事はこちら
忙しさ・業務難易度による心理的な階層には
- コンフォートゾーン
- ラーニングゾーン
- パニックゾーン
の３つがあり、自己成長や生産性の面から、「適度に忙しい」状態のラーニングゾーンを維持することが理想であること、
そして、それを実現させるにはタイムマネジメントが重要であること、
タイムマネジメントの３大原則が
- 捨てる
- 入れかえる
- 圧縮する
であり、ポイントはこの順番で行うこと、
「捨てる」には、既存のDOを棚卸しし、その時間配分を把握すべき、ということを学びました。
今回は、マネジメントの３大原則の２番目「入れかえる」をお話ししていきます。
スポンサーリンク
タイムマネジメントの３大原則②「入れかえ」
タイムマネジメントで、まず実行すべきであり、一番簡単で効果的なのが「捨てる」ことでした。
しかし捨ててもなお新しいDOを実行する時間がないなら、既存のDOと新しいDOを優先度で比較して、入れかえます。
そのときに使用が勧められているのが、「重要・緊急マトリクス」です（『７つの習慣』でもおなじみですね）。
横軸が緊急度、
縦軸が重要度。
第Ⅰ事象が「重要・緊急」、
第Ⅱ事象が「重要・非緊急」、
第Ⅲ事象が「非重要・緊急」、
第Ⅳ事象が「非重要・非緊急」ですね。
入れかえステップ① 洗い出した現状のDOをプロットする
ここにまず、洗い出した現状のDOをプロットしていきます。
プロットの基準－重要度
実際にDOをプロットする基準として、
重要度については３段階に分けて、上位の２つを重要領域に、最下位を非重要領域に置いていきます。
プロットの基準－緊急度
緊急度については３ヶ月未満のDOであれば緊急領域、３ヶ月以上であれば非緊急領域にプロットすればいいです。
また同じ事象に置くときも、比較のしやすいように、重要度と緊急度を比例した場所にプロットできるとなおいい、と言われています。
入れかえステップ② 新しく追加したいDOと現状のDOとの比較
洗い出したDOのプロットが終わったら、次に新しく追加したいDOがどの事象に該当するのかを考え、入れかえできそうなDOを探します。
入れかえの第１候補－第Ⅳ事象
入れかえの第１候補は当然ながら、「非重要・非緊急」の第Ⅳ事象ですね。ここは真っ先に入れかえたいところです。
入れかえの第２候補－第Ⅲ事象
第２候補は「非重要・緊急」の第Ⅲ事象です。
この第Ⅲ事象は、「他人が強く要求してくるが、自分にとっては重要ではない（誤解を恐れずにいえば、どうてもいい）」ことですね。
つまりここは、相手との調整ができれば無駄が省ける可能性があります。
※特に職場の場合は、重要でないにもかかわらず「慣例だから」という理由だけで緊急度が上がっているものもあります
相手の調整にもエネルギーを使いますが、それについて検討するいい機会でもあるでしょう。
入れかえの第３候補－第Ⅰ事象
第Ⅲ事象でもスイッチングが難しいとなれば、最後は第Ⅰ事象か第Ⅱ事象から選ぶことになります。
一般的には第３候補は第Ⅱ事象になると思われています。新たなDOが急を要するものであれば、重みづけとしては新しいDOが勝りますね。
しかし冨田さん（『鬼速PDCA』の著者）は、「個人的にはこの第Ⅱ事象はできるだけ削りたくない」と言われています。
それは、この領域は成長の原質であり、「将来、大きなリターンが期待できるもの」だからですね。
緊急性だけを重視して、この第Ⅱ事象を切り捨ててしまうと、
「勉強する」
「スキルを磨く」
「鍛える」
といったあらゆる自己研鑽のためのタスクが切られてしまい、いったん落ち着いても、（成長やスキルが身についていないため）またすぐに緊急性の高いタスクに振り回され続けることになります。
よって、第Ⅱ事象はできるだけ削らないことを前提にし、第Ⅰ事象のタスクを他人に振ったり、協力を得たりできないかを検討することが勧められているのです。
このステップに沿って、DOの入れかえを検討してみください。
次回は、タイムマネジメントの３大原則の３番目「圧縮する」についてお話しします。
まとめ
- 自己成長や生産性の面から、適度に忙しい状態（＝ラーニングゾーン）を維持することが理想であり、それを実現するにはタイムマネジメントが重要であるといわれています。タイムマネジメントには以下の３大原則があります
- 捨てる
- 入れかえる
- 圧縮する
- タイムマネジメントでまず実行すべきは、一番簡単で効果も高い「捨てる」こと、次に行うのが既存のDOと新しいDOとの入れかえです。その際に、「重要・緊急マトリクス」に洗い出した現状のDOをプロットすることで、優先度の比較がしやすくなります
- 洗い出したDOのプロットの後は、新しく追加したいDOがマトリクスのどの領域に該当するかを考え、入れかえできそうなDOを探します。第Ⅳ事象→第Ⅲ事象→第Ⅰ事象の順で入れかえの候補を選びましょう。将来、大きなリターンが期待できる第Ⅱ事象はできる限り削らないようにします
続きの記事はこちら
スポンサーリンク