タイムマネジメントの3大原則②「入れかえ」の2つのステップ-『鬼速PDCA』から学ぶ 本当に使えるPDCAスキル28

勉強会主催の ゆう です。

仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA力」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。

鬼速PDCA

前回は、実行フェーズの応用編として、「タイムマネジメントの3大原則」についてお話ししました。

前回の記事はこちら

タイムマネジメントの3大原則とは?一番簡単で効果があるのは「捨てる」こと-『鬼速PDCA』から学ぶ 本当に使えるPDCAスキル27
勉強会主催の ゆう です。 仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA力」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。 前回は、実行フェーズにおいて、アプリとマイン...

忙しさ・業務難易度による心理的な階層に

  1. コンフォートゾーン
  2. ラーニングゾーン
  3. パニックゾーン

の3つがあり、自己成長や生産性の面から、常に「適度に忙しい」状態のラーニングゾーンを維持することが理想であること、

そして、それを実現させるにはタイムマネジメントが重要であること、

タイムマネジメントの3大原則が

  1. 捨てる
  2. 入れかえる
  3. 圧縮する

であり、ポイントはこの順番で行うこと、

「捨てる」には、既存のDOを棚卸しし、その時間配分を把握すべき、ということ学びました。

今回は、マネジメントの3大原則の2番目「入れかえる」をお話ししていきます。

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タイムマネジメントの3大原則②「入れかえ」

タイムマネジメントで、まず実行すべきであり、一番簡単で効果的なのが「捨てる」ことでした。

しかし捨ててもなお新しいDOを実行する時間がないなら、既存のDOと新しいDOを優先度で比較して、入れかえます。

そのときに使用が勧められているのが、「重要・緊急マトリクス」です(『7つの習慣』でもおなじみですね)。

横軸が緊急度、
縦軸が重要度。

第Ⅰ事象が「重要・緊急」、
第Ⅱ事象が「重要・非緊急」、
第Ⅲ事象が「非重要・緊急」、
第Ⅳ事象が「非重要・非緊急」ですね。

入れかえステップ① 洗い出した現状のDOをプロットする

ここにまず、洗い出した現状のDOをプロットしていきます。

プロットの基準-重要度

実際にDOをプロットする基準として、

重要度については3段階に分けて、上位の2つを重要領域に、最下位を非重要領域に置いていきます。

プロットの基準-緊急度

緊急度については3ヶ月未満のDOであれば緊急領域、3ヶ月以上であれば非緊急領域にプロットすればいいです。

また同じ事象に置くときも、比較のしやすいように、重要度と緊急度を比例した場所にプロットできるとなおいい、と言われています。

入れかえステップ② 新しく追加したいDOと現状のDOとの比較

洗い出したDOのプロットが終わったら、次に新しく追加したいDOがどの事象に該当するのかを考え、入れかえできそうなDOを探します。

入れかえの第一候補-第Ⅳ事象

入れかえの第一候補は当然ながら、「非重要・非緊急」の第Ⅳ事象ですね。ここは真っ先に入れかえたいところです。

入れかえの第二候補-第Ⅲ事象

第二候補は「非重要・緊急」の第Ⅲ事象です。

この第Ⅲ事象は、「他人が強く要求してくるが、自分にとっては重要ではない誤解恐れずにいえば、どうてもいい)」ことですね。

つまりここは、相手との調整ができれば無駄が省ける可能性がある、ということですね。

※特に職場の場合は、重要でないにもかかわらず「慣例だから」という理由だけで緊急度が上がっているものもあります

相手の調整にもエネルギーを使いますが、それについて検討するいい機会でもありますね。

入れかえの第三候補-第Ⅰ事象

第Ⅲ事象でもスイッチングが難しいとなれば、最後は第Ⅰ事象か第Ⅱ事象から選ぶことになります。

一般的には第三候補は第Ⅱ事象になると思われています。新たなDOが急を要するものであれば、重みづけとしては新しいDOが勝りますね。

しかし冨田さん(『鬼速PDCA』の著者)は、「個人的にはこの第Ⅱ事象はできるだけ削りたくない」と言われています。

それは、この領域は成長の原質であり、「将来、大きなリターンが期待できるもの」だからですね。

緊急性だけを重視して、この第Ⅱ事象を切り捨ててしまうと、

「勉強する」
「スキルを磨く」
「鍛える」

といったあらゆる自己研鑽のためのタスクが切られてしまい、いったんが落ち着いても、(成長やスキルが身についていないため)またうすぐに緊急性の高いタスクに振り回され続けることになりますね。

よって、第Ⅱ事象はできるだけ削らないことを前提にし、第Ⅰ事象のタスクを他人に振ったり、協力を得たりできないかを検討することが勧められています。

 

次回は、タイムマネジメントの3大原則の3番目「圧縮する」についてお話しします。

続きの記事はこちら

やるべきことの後回しを避けるには?「重要・非緊急」のDOを実行する2つの方法-『鬼速PDCA』から学ぶ 本当に使えるPDCAスキル29
勉強会主催の ゆう です。 仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA力」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。 前回は、実行フェーズの応用編として、「タイム...

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鬼速PDCAスキルアップ術
この記事を書いた人
南 雄一郎

スキルアップ!勉強会 主催者。
2014年から都内のカフェでコミュニケーションのスキルを上げるための勉強会を開催していました。
2016年からは、対人関係でのスキルを心理学から学ぶ勉強会をメインに開催しています。
勉強会の開催数は累計200回以上です。

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