勉強会主催の ゆう です。
仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。
前回は、実行フェーズにおいて、アプリとマインドに注目してのTODOを管理するコツをお話ししました。
前回の記事はこちら
冨田さん（『鬼速PDCA』の著者）がおすすめされているTODO管理用のアプリが「TODOIST」でした。
シンプルゆえ整理しやすく、修正もしやすくて便利、と一押しされています。
さらに部署やプロジェクト単位でTODOの共有もしやすいこともメリットとして挙げられていました。
また、すぐにTODOの見直しができるようにと縮小プリントしたTODOリストを持ち歩かれたり、すぐに目に入るため、意識づけとして有効なポストイットも使用されたりしています。
また、心がけとしては、モチベーションを回復させるためのセルフトーク、そして、自信喪失を避けるために「終わらなくてもいい」という割り切りも大切であることをご紹介しました。
今回からは、実行フェーズの応用編「タイムマネジメント」についてご紹介していきます。
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忙しさ・業務難易度による３つの心理的階層からみる、タイムマネジメントの必要性
忙しさや業務難易度を心理的なステージに置き換えたものとして
- コンフォートゾーン
- ラーニングゾーン
- パニックゾーン
という３階層が紹介されています。
コンフォートゾーンは、居心地のいい状態です。
「やりたいことしかやらない」
「重荷として感じるものはすべてパス」
という状態ですね。
ラーニングゾーンは、適度に忙しいが、それゆえに充実感がある状態です。
パニックゾーンは自分のキャパシティを完全に超えるほど忙しい状態であり、逼迫した状態のことですね。
成長するにはコンフォートゾーンから出るのが大前提です。
ただ、だからといってあまりに仕事の難易度が上がり、そのためにやるべきことが増えすぎるとパニックゾーンに入ってしまって、生産性が落ちてしまいます。
よって理想は、常に「適度に忙しい」状態のラーニングゾーンを維持することですね。
そのためには、タイムマネジメントで適時、自分の抱える仕事量をうまく調整する必要があるのです。
タイムマネジメントの３大原則
そもそも時間がなければ、TODOの整理がされていても実行に移すことができません。
TODOを実行するため、そして抱える仕事量を調整してラーニングゾーンを保つために、タイムマネジメントが必要になります。
※特にチームを率いるような立場になると、自分のこと以外にも時間を取られるため、あっさりパニックゾーンに入る危険性があり、タイムマネジメントがますます重要になります
冨田さんはタイムマネジメントの方法には以下の３つがある、と言われています。
- 捨てる
- 入れかえる
- 圧縮する
あくまでこの順番で行うのがポイントです。
タイムマネジメントと聞くと、いまの時間の使い方を極めて効率的にし、時間を圧縮することを真っ先に考えてしまいがちですが、それは順番的には最後に行えばいい、と言われています。
また、新たしいDOと既存のDOの優先度を比較して入れかえる（スイッチングする）ことも考えられますが、それは２番目でいいのです。
真っ先に考えるべきは
「いま抱えているDOで捨てられるものはないか？」
なのですね。
それは、捨てることが一番簡単で効果があるからと言われています。
「捨てる」ための方法－既存のDOの棚卸し
捨てることを実行するには、現状抱えているDOをすべて洗い出し、その時間配分を把握しないといけません。
あきらかに手を抜いている自覚があれば真っ先にその行動を捨てるべきですが、それに限らず捨てられる可能性があるDOが潜んでいるかもしれませんので、いったんすべてのDOを書き出すことが勧められています。
新たに追加したいDOが仕事関連であれば職場での行動を、プライベートなDOであればプライベートでの時間の過ごし方を可視化してみましょう。
膨大で、大変な仕事のようにも思われますが、それほど難しくはないと言われています。さらに一度でもやれば、そのあとはすんなり書き出せるはずです。
ぜひ一度、取り組んでみましょう。
※感情が入らないように、生活のログを取るアプリを使って、自分の１週間の行動をリサーチするのがいい、と勧められています
棚卸しの単位は１週間
棚卸しする単位は１週間が最適と言われています（１週間の業務フローはそうは変わらないため）。
職場なら、１日にどのくらい時間をかけているかを計測し、それを何日行うかで掛け算すればいいのですね。
例：
資料づくり－１日２時間×５日＝週10時間
電話対応－１日１時間×５日＝週5時間
など。
やってみると、想像以上に無駄な時間を過ごしていた、と驚く人は多いはずです（特にプライベートな時間）。
一切の無駄を省いたストイックな生活を送るべき、ということではありませんが、明らかに無駄が多い時間は捨てるようにするべきですね。
次回は、タイムマネジメントの３大原則の２番目「入れかえる」についてお話ししていきます。
まとめ
- 自己成長するには、常に適度に忙しい状態の「ラーニングゾーン」を維持するのが理想です。そのときに必要なのがタイムマネジメントであり、それによって仕事量をうまく調整できれば生産性は高まり、自己成長が促されます
- タイムマネジメント法には以下の３つがあります。この順番で行うのがポイントであり、時間圧縮する前に、まず捨てるべきDOがないか探しましょう
- 捨てる
- 入れかえる
- 圧縮する
- 捨てるために実行すべきが「既存のDOの棚卸し」です。現状抱えているDOを洗い出し、時間配分を把握しましょう。はじめは大変な仕事に思われそうですが、一度でも実行すると、それ以降はやりやすくなります
続きの記事はこちら
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