勉強会主催の ゆう です。
仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。
前回は、実行フェーズのステップの
４番目「DOを『TODO』に落とし込む」
５番目「TODOの進捗を確認しながら実行に移す」
についてお話ししました。
前回の記事はこちら
実行フェーズでつまずくケースの１つが、DOがタスクレベルまで落とし込まれていないことであり、「TODO」への落とし込みのステップは特に大事です。
TODOへの落とし込みのポイントは、期日を設定し、いますぐ手をつけられる状態にしておくこと。そうすれば、何をすればいいか不明瞭なまま時間を無為に過ごすことを避けられます。
そして、実際に動くときはTODOの進捗確認も並行してすべき、と言われています。
TODOの問題を、次の検証フェーズまで放置しておけば、それだけ機会損失となってしまうからです。
ゆえに冨田さん（『鬼速PDCA』の著者）は、「最低でも１回、理想を言えば１日に数回」TODOの進捗確認を行うことを勧められています。
それによって少しの遅れが生じていても帳尻合わせが容易にできるのですね。
今回は、アプリと心がけの面から、TODOを管理するコツをお話します。
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TODOを管理するコツ－アプリとマインドに注目
TODOが増えていくと、その管理自体も大変になっていきます。
それによって漏れや忘れが起きてしまっては、せっかく計画に基づいてTODO化までした努力がもったいないですね。
そこで、冨田さんはTODOを管理するコツとして、おすすめのツールと、持つべきマインドを紹介しています。
おすすめのTODO管理ツール
① TODOIST
冨田さんがTODO管理のツールとしてはじめに挙げられているのが、TODO管理アプリである「TODOIST」です。
機能はシンプルで、冨田さんの使い方としては、TODOと期日を書き込み、それをカテゴリータグで振り分け、期日までにできなかったTODOは期日を再設定する、というものです。
これだけでもTODOが整理され、修正もしやすくて便利、と言われています。
さらにカテゴリータグ単位でTODOの共有ができ、部署やプロジェクトごとでタグを作ってメンバーを招待することで、TODOの共有が容易できる点も評価されています。
② 縮小プリントしたTODOリスト
TODOISTに加え、冨田さんはTODOリストをレシート大の大きさになるように縮小プリントし、スマホケースのポケットに入れて持ち歩いているそうです。
そして、空き時間を使ってリストを精査されています（リストの見直しの目的は「優先度の再設定」であり、重要なプロセスです）。
紙ベースにしているのは、パコソンやメールの通知の邪魔を回避するため、とも言われています。
③ ポストイット
古典的ながら、ポストイットはいまの時代でも最強のTODO管理ツール、と冨田さんは称賛されています。
それはアプリであっても手帳であっても、「開かない限りは視界に入らない」のであり、対してポストイットはその弱点を補ってくれるからです。
PDCAを確実に回せるかは、「やらなきゃ」という「意識づけ」次第と言われています。
一息ついたとき、
席を立つとき、
席につくとき、
電話をしているときも、
その目線の先にやることを書いた大きなポストイットがあることで、意識づけが着実に強化されていくのですね。
TODO管理時に持つべきマインド
次に、TODOを管理するときの効果的な心がけをご紹介します。
① セルフトーク
自分自身に目標や やるべきことを語りかけるセルフトークは、ポストイットと同様に意識づけに有効です。
冨田さんは携帯のアラーム通知機能を使って、１日に３回、セルフトークをする時間を取っていたこともあるそうです。
それによって目標やKPI、KDI、やるべきことが意識の中心に植えつけられるのです。
またこのセルフトークは、
- 仕事でミスをした
- 酷暑の中を１日中外回りしている
- 上司や顧客から怒られた
などで、気持ちが凹んでしまったときに、モチベーションを回復させる手法としても役に立ちます。
② 「終わらなくてもいい」という割り切り
計画段階では、あれもこれもという欲が出て、TODOを詰め込みすぎてしまう傾向にあります。
しかしあまりに詰め込んで、終わらないTODOが増えてくると、落ち込みや自信喪失へとつながってしまいます。
PDCAサイクルを回す源である やる気 が削がれるのは、避けたいところです。
そこで冨田さんは「終わらなくてもいい」と割り切るようになったそうです。
ただ、これには「普段から優先順位の高いことから順番に着手していること」という前提条件があります。
TODOの中でも２割くらいは実はやらなくいいことも混じっているので、優先度が高いものを完遂していれば、あとのものは「終わらなくいい」と割り切って、自信を失わないようにすればいいのですね。
未着手のTODOは「アイスボックス」へ
また、優先度が低くて着手できなかったものは「アイスボックス」というカテゴリータグをつくり、そこに入れるようにされているそうです。
※冨田さんは、未完了のタスクが大量に並んでいるのを見て精神的に負担にならないよう、アイスボックスには、クラウド上にあるテキストファイルのリンクのみを入れられています
アイスボックスとは、「いつかやるけれど、いまやることではないタスク」のことであり、いったんはそこに未着手のTODOを保存し、頃合いを見計らって取り出すようにされているのです（振り返りのタイミングは１、２週間に１回）。
今回は、TODO管理のコツを、ツールとマインドに分けてご紹介しました。
次回からは、実行フェーズの応用編「タイムマネジメント」をお話ししていきます。
まとめ
・TODOを管理するおすすめのツールは、アプリの「TODOIST」（メンバーに共有可能）、縮小プリントしたTODOリスト、ポストイット（常に確認でき、意識づけとしても有効）です
・TODO管理の心がけとしては、目標ややるべきことを語りかける「セルフトーク」をし、優先順位の高いことから着手した上で「終わらなくてもいい」と割り切ることです。未着手のものは「アイスボックス」に入れ、頃合いを見計らって取り出しましょう
続きの記事はこちら
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