計画倒れを防ぐには?期日を設定し、「TODO」に落とし込む-『鬼速PDCA』から学ぶ 本当に使えるPDCAスキル25

勉強会主催の ゆう です。

仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA力」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。

鬼速PDCA

前回は、実行フェーズのステップの3番目「DOを定量化する(「KDI」を設定する)」についてお話ししました。

前回の記事はこちら

KDIとは?DO(解決案)を定量化するメリット-『鬼速PDCA』から学ぶ 本当に使えるPDCAスキル24
勉強会主催の ゆう です。 仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA力」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。 前回は、実行フェーズの5つのステップの1つ目...

KDI(Key Do indicator)とは、行動目標の進捗を表す指標のことです。

結果(KPI)はコントロールできない側面がありますが(外的要因が潜んでいたり、タイムラグが発生したりしているため)、行動はコントロール可能です。

そして、そもそも行動をしなければ結果も出ることはありませんので、着実に行動できているか確認し、すばやく軌道修正していけるように定量化が勧められている、ということをご紹介しました。

今回は、実行フェーズの5つのステップの4つ目「DOを『TODO』に落とし込む」をお話ししていきます。

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実行フェーズの5つのステップ

ステップ④ DOを「TODO」に落とし込む

以前に、実行フェーズでつまずいてしまうケースの1つとして、「DOがタスクレベルまで落とし込まれていない」ということをご紹介しました。

タスクレベルまで落とし込まれていないと、やることが不明瞭なままで時間だけが過ぎていき、計画倒れとなってしまいます。

ゆえにこの「DOを『TODO』に落とし込む」というステップは特に大事なステップだとわかります。

具体的なタスク(TODO)とは、

これならいますぐ手をつけられる
実行の際に迷わない

というレベルにまで落とし込まれているタスクのことです。ここまですることで、計画倒れ、つまずきを防ぐことができるのですね。

落とし込む際のポイントは「期日を設定する」ことです。

むしろ、期日を切らないからDOが未着手のままで放置される、とも言われています。

TODOの例として、以下が紹介されています。

  • DO:2ヶ月に1回、会食に行く
  • TODO :
    • (今日中に)先方のスケジュールをメールで確認
    • (日付が確定したら)店をネットで探す
    • (日付が確定したら)予約の電話を入れる
    • (日付が確定したら)自分の予定をブロックする
    • (予約が取れたら)先方に情報をメールで伝える
    • (予約が取れたら)上司に会食の旨を報告する

このように、日付を確定することで、実際に行動にも移していけるのですね。

また、継続型のDOで定性的なもの(例:早口でしゃべらない)については、「ルーチンチェックシート」に反映させておくべき、と勧められています。

さらに、チームでTODOを共有している場合は、チームのメンバーが勘違いをしたり迷ったりしないために、6W3Hに落とし込むとさらに正確さが増します。

  • WHO(誰が)
  • WHOM(誰に)
  • WHEN(いつ)
  • WHERE(どこで)
  • WHAT(何を)
  • WHY(なぜ)
  • HOW(どうやって)
  • HOWMANY(どれだけ)
  • HOWMUCH(いくらで)

TODOの例:

ステップ⑤ TODOの進捗を確認しながら実行に移す

最後のステップが、「進捗確認」をしながら実行に移す、です。

実行フェーズにはTODOの進捗確認をも含まれている点が、実行時の大事なポイントです(KDIの進捗確認は次の検証フェーズで行われます)。

それは、TODOで何を問題が起こるたびに立ち止まり、次の検証フェーズまで保留にしていては、それまで時間の無駄になってしまうからですね。

よって、実行速度を上げたいのならTODOの進捗確認は実行サイクルの中で行うべきであり、

最低でも1日1回

理想を言えば1日数回行いたい

と冨田さん(『鬼速PDCA』の著者)は言われています。

TODOをこまめに確認しておけば、少しの遅れが生じていた場合でも、ペースアップを意識したり、休み時間を少し削ったりするなどの「帳尻合わせ」をすることで、計画から大きくずれることなく進められるのですね。

先の継続型のTODOについては、毎日ルーチンチェックシートで達成率を確認すべき、と言われています。

計画フェーズから考え抜いてきて、形となったTODOを実行することは楽しいことです。
大切な目標達成に向かっていると感じられることで、迷いもなく、頑張ることでき、日々の充実感を増していくでしょう

 

次回は、TODOの進捗確認をすることに関連して、TODOを管理するときのコツをお話ししていきます。

続きの記事はこちら

TODOを管理するコツは?おすすめのツールと、持つべきマインド-『鬼速PDCA』から学ぶ 本当に使えるPDCAスキル26
勉強会主催の ゆう です。 仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA力」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。 前回は、実行フェーズのステップの4番目「DO...

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鬼速PDCAスキルアップ術
この記事を書いた人
南 雄一郎

スキルアップ!勉強会 主催者。
2014年から都内のカフェでコミュニケーションのスキルを上げるための勉強会を開催していました。
2016年からは、対人関係でのスキルを心理学から学ぶ勉強会をメインに開催しています。
勉強会の開催数は累計200回以上です。

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