計画倒れを防ぐには？期日を設定し、「TODO」に落とし込む－『鬼速PDCA』から学ぶ本当に使えるPDCAスキル25

勉強会主催のゆうです。

仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。

前回は、実行フェーズのステップの３番目「DOを定量化する（「KDI」を設定する）」についてお話ししました。

前回の記事はこちら

KDI（Key Do indicator）とは、行動目標の進捗を表す指標のことです。

結果（KPI）はコントロールできない側面がありますが（外的要因が潜んでいたり、タイムラグが発生したりしているため）、行動はコントロール可能です。

そして、そもそも行動をしなければ結果も出ることはありませんので、着実に行動できているか確認し、すばやく軌道修正していけるように定量化が勧められている、ということをご紹介しました。

今回は、実行フェーズの５つのステップの

４つ目「DOを『TODO』に落とし込む」
５つ目「TODOの進捗確認をしながら実行に移す」

をお話ししていきます。

実行フェーズの５つのステップ

以前に、実行フェーズでつまずいてしまうケースの１つとして、「DOがタスクレベルまで落とし込まれていない」ということをご紹介しました。

タスクレベルまで落とし込まれていないと、やることが不明瞭なままで時間だけが過ぎていき、計画倒れとなってしまいます。

ゆえにこの「DOを『TODO』に落とし込む」というステップは特に大事なステップだとわかります。

具体的なタスク（TODO）とは、

「これならいますぐ手をつけられる」
「実行の際に迷わない」

というレベルにまで落とし込まれているタスクのことです。ここまですることで、計画倒れ、つまずきを防ぐことができるのですね。

落とし込む際のポイントは「期日を設定する」ことです。むしろ、期日を切らないからDOが未着手のままで放置される、とも言われています。

TODOの例として、以下が紹介されています。

このように、日付を確定することで、実際に行動にも移していけるのですね。

また、継続型のDOで定性的なもの（例：早口でしゃべらない）については、「ルーチンチェックシート」に反映させておくべき、と勧められています。

さらに、チームでTODOを共有している場合は、チームのメンバーが勘違いをしたり迷ったりしないために、6Ｗ3Ｈに落とし込むとさらに正確さが増します。

TODOの例

最後のステップが、「進捗確認」をしながら実行に移す、です。

実行フェーズにはTODOの進捗確認をも含まれている点が、実行時の大事なポイントです（KDIの進捗確認は次の検証フェーズで行われます）。

それは、TODOで何を問題が起こるたびに立ち止まり、次の検証フェーズまで保留にしていては、それまで時間の無駄になってしまうからですね。

よって、実行速度を上げたいのならTODOの進捗確認は実行サイクルの中で行うべきであり、

「最低でも１日１回、理想を言えば１日数回行いたい」と冨田さん（『鬼速PDCA』の著者）は言われています。

TODOをこまめに確認しておけば、少しの遅れが生じていた場合でも、ペースアップを意識したり、休み時間を少し削ったりするなどの「帳尻合わせ」をすることで、計画から大きくずれることなく進められるのですね。

先の継続型のTODOについては、毎日ルーチンチェックシートで達成率を確認すべき、と言われています。

計画フェーズから考え抜いてきて、形となったTODOを実行することは楽しいことです。
大切な目標達成に向かっていると感じられることで、迷いもなく、頑張ることでき、日々の充実感を増していくでしょう。

次回は、TODOの進捗確認をすることに関連して、TODOを管理するときのコツをお話ししていきます。

実行フェーズでつまずかないためには、DOをタスクレベルまで落とし込んでおくことです。TODOへの落とし込みとは、期日を設定し、いますぐ手をつけられる状態にしておくことを指します
実行フェーズにはTODOの進捗確認も含みます。検証フェーズまでTODOレベルの問題を保留にしていては、それまでの時間が無駄になるからです。最低でも１日１回、理想は１日に数回、TODOの達成状況を振り返りましょう