勉強会主催の ゆう です。
仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。
前回は、実行フェーズのステップの3番目「DOを定量化する(「KDI」を設定する)」についてお話ししました。
前回の記事はこちら

KDI(Key Do indicator)とは、行動目標の進捗を表す指標のことです。
結果(KPI)はコントロールできない側面がありますが(外的要因が潜んでいたり、タイムラグが発生したりしているため)、行動はコントロール可能です。
そして、そもそも行動をしなければ結果も出ることはありませんので、着実に行動できているか確認し、すばやく軌道修正していけるように定量化が勧められている、ということをご紹介しました。
今回は、実行フェーズの5つのステップの
4つ目「DOを『TODO』に落とし込む」
5つ目「TODOの進捗確認をしながら実行に移す」
をお話ししていきます。
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実行フェーズの5つのステップ
ステップ④ DOを「TODO」に落とし込む
以前に、実行フェーズでつまずいてしまうケースの1つとして、「DOがタスクレベルまで落とし込まれていない」ということをご紹介しました。
タスクレベルまで落とし込まれていないと、やることが不明瞭なままで時間だけが過ぎていき、計画倒れとなってしまいます。
ゆえにこの「DOを『TODO』に落とし込む」というステップは特に大事なステップだとわかります。
具体的なタスク(TODO)とは、
「これならいますぐ手をつけられる」
「実行の際に迷わない」
というレベルにまで落とし込まれているタスクのことです。ここまですることで、計画倒れ、つまずきを防ぐことができるのですね。
落とし込む際のポイントは「期日を設定する」ことです。むしろ、期日を切らないからDOが未着手のままで放置される、とも言われています。
TODOの例として、以下が紹介されています。
- DO:2ヶ月に1回、会食に行く
- TODO :
- (今日中に)先方のスケジュールをメールで確認
- (日付が確定したら)店をネットで探す
- (日付が確定したら)予約の電話を入れる
- (日付が確定したら)自分の予定をブロックする
- (予約が取れたら)先方に情報をメールで伝える
- (予約が取れたら)上司に会食の旨を報告する
このように、日付を確定することで、実際に行動にも移していけるのですね。
また、継続型のDOで定性的なもの(例:早口でしゃべらない)については、「ルーチンチェックシート」に反映させておくべき、と勧められています。
さらに、チームでTODOを共有している場合は、チームのメンバーが勘違いをしたり迷ったりしないために、6W3Hに落とし込むとさらに正確さが増します。
- WHO(誰が)
- WHOM(誰に)
- WHEN(いつ)
- WHERE(どこで)
- WHAT(何を)
- WHY(なぜ)
- HOW(どうやって)
- HOWMANY(どれだけ)
- HOWMUCH(いくらで)
ステップ⑤ TODOの進捗を確認しながら実行に移す
最後のステップが、「進捗確認」をしながら実行に移す、です。
実行フェーズにはTODOの進捗確認をも含まれている点が、実行時の大事なポイントです(KDIの進捗確認は次の検証フェーズで行われます)。
それは、TODOで何を問題が起こるたびに立ち止まり、次の検証フェーズまで保留にしていては、それまで時間の無駄になってしまうからですね。
よって、実行速度を上げたいのならTODOの進捗確認は実行サイクルの中で行うべきであり、
「最低でも1日1回、理想を言えば1日数回行いたい」と冨田さん(『鬼速PDCA』の著者)は言われています。
TODOをこまめに確認しておけば、少しの遅れが生じていた場合でも、ペースアップを意識したり、休み時間を少し削ったりするなどの「帳尻合わせ」をすることで、計画から大きくずれることなく進められるのですね。
先の継続型のTODOについては、毎日ルーチンチェックシートで達成率を確認すべき、と言われています。
計画フェーズから考え抜いてきて、形となったTODOを実行することは楽しいことです。
大切な目標達成に向かっていると感じられることで、迷いもなく、頑張ることでき、日々の充実感を増していくでしょう。
次回は、TODOの進捗確認をすることに関連して、TODOを管理するときのコツをお話ししていきます。
まとめ
- 実行フェーズでつまずかないためには、DOをタスクレベルまで落とし込んでおくことです。TODOへの落とし込みとは、期日を設定し、いますぐ手をつけられる状態にしておくことを指します
- 実行フェーズにはTODOの進捗確認も含みます。検証フェーズまでTODOレベルの問題を保留にしていては、それまでの時間が無駄になるからです。最低でも1日1回、理想は1日に数回、TODOの達成状況を振り返りましょう
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