朝活主催の ゆう です。
仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。
前回は、計画フェーズでの８つのステップの４番目の「課題を優先度づけして３つに絞る」についてご紹介しました。
前回の記事はこちら
モチベーションを維持してPDCAを回していくためには、挙げていった課題を優先度づけして、最終的には３つに絞るのが理想です。
その優先度づけの基準となるのが
- インパクト（効果）
- 時間
- 気軽さ
の３つでした。
インパクトと気軽さはABCの３段階評価で判断し、時間については工数を出し、それらを踏まえ最終的に優先度もABCの３段階で評価をして、３つに絞り込んでいくのです。
今回は、優先度づけして３つへ絞り込むときの、冨田さん（『鬼速PDCA』の著者）のおすすめの方法をご紹介します。
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計画フェーズの８つのステップ
ステップ④ 課題を優先度づけして３つに絞る
優先度づけのヒント
「インパクト」「時間」「気軽さ」の３つの基準から、優先度をいかに振って、課題を３つに絞るのか。
冨田さんのおすすめの選び方は
- インパクトのもっとも高いものを最低でも１つ選ぶ
- インパクトで劣っても短い時間でできそうなものがあれば選ぶ
- 同列の課題が並んでいたら、気軽さを基準にして絞り込む
というものです。
絞り込まれた課題の例
インパクトの強い（A評価の）課題を選び、短い時間でできそうなものも選び、同じようなレベルの課題なら気軽さで優先する、ということですね。
「気軽さを優先させると成果が出ない」は誤り
優先度づけのポイントを見たところ、「気軽さを指標にすると、易きに流れて成果が出せないのではないか？」と思われる方もいるかもしれません。
それに対して冨田さんは、
「ここで気乗りしない課題を切り捨てて、気軽にてきるものだけを着手したとしても、検証フェーズで効果が出ないことがわかれば結局は課題を入れかえることになる」、
さらに「そのときには気軽にできるものはすでに試したあとなので、いままで気乗りしなかった課題であっても『やらざるを得ない』状況になっているわけであり、
場合によっては『やっぱりこの課題をクリアしないといけないんだ』と状況が整理されることで、いままで気乗りしなかったものであっても前向きな姿勢になっていることもよくあることである」
と、指摘されています。
もちろん、気乗りしないものをあえて選んで、それをやり遂げることで自信もつける、という考えもありますね。
しかし取り組みにくさが重荷となり、実行に移せなければ、サイクルをスムーズに回すことはできなくなります。
そうなるのが目に見えているなら、気軽にできるものから取り組んで、効果が見られないものを外していくほうが、モチベーションも損なわれることなく、むしろ危機感と前向きさが増し、気乗りしなかったものにも取り組んでいけるのですね。
面倒な絞り込みが、結果的に時短につながる
この優先度づけ・絞り込みは、課題だけではなく、この後の解決案についても、また解決案をアクションに分解したものにも、さらには検証フェーズで行った調整案についても行われます。
４回も優先度づけを行うことに対して、面倒に感じられる方がほとんどでしょう。
しかし冨田さんは、「PDCAが肥大化して、中途半端な状態で破綻しないようにするためには不可欠な作業である」と言われています。
PDCAを鬼速で回していくのに、「すべてをやる必要はなく、優先度の高いことだけをまずやる」という意識は非常に重要なのですね。
そういう手間が、結果的には、効率的に時間を使えることを実現させてくれるのです。
次回は、計画フェーズの５つ目のステップ「各課題をKPI化する」についてお話しします。
まとめ
- 計画フェーズの４つ目のステップが「課題を優先度づけして３つに絞る」です。インパクト・時間・気軽さの３つの基準として課題の優先度を評価し、課題を３つに絞ることが勧められています
- 課題の優先度づけのヒントして、以下の３つが挙げられています
- インパクトのもっとも高いものを最低でも１つ選ぶ
- インパクトで劣っても短い時間でできそうなものがあれば選ぶ
- 同列の課題が並んでいたら、気軽さを基準にして絞り込む
- ３つのポイントに関して、「気軽さを優先させると成果が出ない」という指摘は誤り、といわれています。気軽にできるものから着手したとしても、検証フェーズで効果がないとわかれば課題は入れ替えることになります。場合によっては、気乗りしなかった課題も「やはり、これをやってみるしかない」と前向きな姿勢で取り組めるようになるでしょう
- 優先度づけは課題に加え、課題の解決案についても、また解決案に関する具体的なアクション、検証フェーズでの調整案についても行われ、面倒に感じる人が多いです。しかし時間はかかっても課題やアクションを絞ったほうが、結局は効果のない課題やアクションに足を引っ張られることなく、鬼速でPDCAを回すことにつながるのです
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