課題の優先度をつけ、絞り込むための3つの基準とは-『鬼速PDCA』から学ぶ 本当に使えるPDCAスキル11

朝活主催の ゆう です。

仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。

鬼速PDCA

前回は、計画フェーズでの8つのステップの

2番目の「現状とのギャップを洗い出す
3番目の「ギャップを埋める課題を考える

についてご紹介しました。

前回の記事はこちら

現状とのギャップの正確な把握の仕方、課題の適切な見つけ方とは-『鬼速PDCA』から学ぶ 本当に使えるPDCAスキル10
朝活主催の ゆう です。 仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。 鬼速PDCA 前回は、計画フェーズでの8つ...

現状も目標と同じルールで定量化することで、ギャップも明確になり、それが的確に課題を見つけ出すことにつながります。

また、注意すべき点として、定性的なものを無視しろということではなく、定性的な目標とその課題も切り捨てずに同時に考えていくことも、PDCAを回すために大切であると触れました。

そして、ギャップを埋めるための課題の適切な見つけ方を、個人とチームの場合とに分けて紹介しました。

その課題を見つけるときには

  • 課題といっても足りないところばかりではなく、得意分野を強化していくことも課題として捉えること
  • 「新たな課題、隠れた課題を見つけ出すためにPDCAを回す」と意識し、課題抽出の精度に過度にこだわらないこと

を心がけることも重要でしたね。

今回は、計画フェーズの8つのステップの4番目「課題を優先度づけして3つに絞る」から詳しくご紹介していきます。

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計画フェーズの8つのステップ

ステップ④ 課題を優先度づけして3つに絞る

3番目のステップで課題を挙げていくと、かなりの数になると予想されます。

それらをすべてこなせるのが理想ですが、この後のステップで課題の解決案、TODOに分解していくと、実際にやるきべきことが倍々に増えていきます。

しかしそのようにタスクを同時に多く抱えると、コントロール感を失い、モチベーショも下がり、作業効率も悪くなって成果を出せなくなってしまいかねません。

そこで、冨田さん(『鬼速PDCA』の著者)は

「重要なのは適宜、選択肢をふるいにかけ、『やらないこと』を決めると同時に、『やること』について優先度づけを行うことである

と、課題を絞ることを勧められています。

ではどのような基準で課題の優先度をつけ、絞り込んでいけばいいのでしょうか?

冨田さんは

  • インパクト(効果)
  • 時間
  • 気軽さ

の3つを基準とすべきと言われています。

インパクトと気軽さはABCの3段階評価で判断し、時間についてはその課題をクリアするのにかかると思われる時間(工数)を考え、最終的には各課題の優先度をABCの3段階で絞っていくのです。

このプロセスを踏まえ、最後には課題を3つに絞り込むのが理想です

※絞り込まれた課題の例

それぞれの基準の説明をしていきます。

1 インパクト(効果)

この項目には、これを達成したらゴールにもっとも近づける、大きな効果がありそうなものからAをつけていきましょう。

それをどうやって実現するかはこのステップでは考えず、現時点では純粋に理想と思えるものを高く評価すればOKです。

ここでありがちな事態として「すべてにAをつけてしまう」ことが挙げられています。
これでは優先度づけの意味がなくなってしまうので、すべてAだとしたら、「そのなかでのA、B、C」を分けていくべき、と冨田さんは言われています。

また情報不足で、インパクトの差が判断しづい課題もあると思います。そのときは自分にとって納得感があった説を選んでみればいい、ともアドバイスをされていました。

2 時間

ここでの時間とは「その課題をクリアするためにかかると想定される時間」のことです。

それは工数といわれますが、正確な時間の計算は難しいと思われるので、

「1週間ぐらいかかりそうだな」
「1ヶ月はかかりそうだな」

くらいの粗さで構わない、といわれています。

仮に「時間効率」にまつわる時間の場合は、その課題を達成することで生まれる時間は「インパクト」の評価基準となります。
ここでの時間は「時間効率を上げるために要する時間」のことですね。

時間に関して重要なことは、改めてゴールで設定した期日を意識することです。

インパクトの大きい解決案があったとしても、期日までに間に合わないものは、この時点でリストから外しておくことが勧められています。

3 気軽さ

少ない予算で取りかかれるもの、リスクが少ないもの、または心理的な障壁が低いものから重みをつけていきましょう。

「心理的な障壁があるからこそ、それを乗り越えるべきだ」と考える人もあると思います。

しかし冨田さんは「少なくとも個人でPDCAを回しているなら無理をしてまでも やりたくないことをやる必要はないと思っているし、むしろ気軽にできそうなものからどんどんやっていけばいいと思う」と言われています。

それはやはり人間は気持ちが乗るものならいくらでもやりたいと思いますし、継続にもつながるからです

反対に心理的な障壁が大きなものは、はじめの何回かは実行できても、途中からやっぱり重荷に感じ、実行から遠ざかろうとしてしまいますね。

気乗りのしないものについては、外部の協力を得て仕事をスイッチングしてもらったり、別の人に振ったりすることも勧められています。

 

「インパクト」「時間」「気軽さ」の基準で 各課題の評価をした後は、課題の優先度づけと、3つへの絞り込みを行います。

冨田さんは、優先度づけ、絞り込みのおすすめの方法も紹介されています。

その優先度づけのヒントは次回、詳しくご紹介します。

まとめ

  • 計画フェーズのステップの4つ目が「課題を優先度づけして3つに絞る」です。すべての課題の解決案を考え、TODOに分解していくと膨大な量になり、コントロール感を失いかねません。そこで課題の優先度づけをし、やらないことを決めることが勧められています
  • 課題の優先度づけの基準が、以下の3つです。これらを基準として、最終的に各課題の優先度をABCで評価し、課題を3つに絞りましょう
    1. インパクト(効果)-これを達成したらゴールに大きく近づける、というものです。どうやって実現できるかはこの段階ではまだ考えず、達成すれば理想的な効果が得られる課題を純粋に高く評価しましょう
    2. 時間-その課題をクリアするためにかかると想定される時間です。ゴールで設定した期日に間に合わないものは、この時点でリストから外しておきましょう
    3. 気軽さ-取りかかるのにリスクが少ないもの、心理的な障壁が少ないものです。特に個人のPDCAであれば、気軽にできそうなものからどんどんやっていけばいい、と勧められています

続きの記事はこちら

モチベーション維持のために!課題の優先度づけの3つのヒント-『鬼速PDCA』から学ぶ 本当に使えるPDCAスキル12
朝活主催の ゆう です。 仕事でも個人のレベルアップにおいても強力なツールとなり得る「PDCA」を、10万部を超えるベストセラー『鬼速PDCA』を参考にご紹介しています。 鬼速PDCA 前回は、計画フェーズでの8つ...

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この記事を書いた人
南 雄一郎

スキルアップ!勉強会 主催者。
2014年から都内のカフェでコミュニケーションのスキルを上げるための勉強会を開催していました。
2016年からは、対人関係でのスキルを心理学から学ぶ勉強会をメインに開催しています。
勉強会の開催数は累計200回以上です。

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