朝活主催の ゆう です。
このブログでは、世界的なベストセラーである『７つの習慣』の内容を少しずつご紹介しています。
前回は、「時間管理のマトリックス」と、各領域に時間を多く使っている場合どうなるのか、についてお話ししました。
前回の記事はこちら
「時間管理のマトリックス」は、下図のように、「重要度」と「緊急度」によって私たちが使っている時間を４つの領域に分けたものです。
この中で、第１領域のことばかり意識をしていると、第１領域ばかりが大きくなり、そのことに支配され、常に危機にさらされる状態になってしまいます。
また、第３、第４領域に多くの時間を使っている場合も、結果的には第１領域の問題が次々と迫ってくるようになり、これもまた余裕のない生き方となってしまいます。
ゆえに効果的な人々は第３、第４領域に使う時間を避け、第２領域の活動に時間をかけている、といわれています。
第２領域に時間を使うことこそ、効果的なパーソナル・マネジメントなのですね。そのことについては今回は詳しく見ていきます。
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効果的なマネジメントの鍵を握る「第２領域」
効果的なマネジメントについて、『７つの習慣』にはこう書かれています。
第Ⅱ領域は、効果的なパーソナル・マネジメントの鍵を握る領域である。
この領域に入るのは、緊急ではないが重要な活動である。
人間関係を育てる、自分のミッション・ステートメントを書く、長期的な計画を立てる、身体を鍛える、予防メンテナンスを怠らない、準備する。
こうした活動はやらなければいけないとはわかっていても、緊急ではないから、ついつい後回しにしてしまうことばかりだ。
効果的な生き方のできる人は、これらの活動に時間をかけているのである。
第２領域は緊急ではないが重要な活動であり、緊急ではないときにこれらの活動に取り組むことで、自分に降りかかる緊急度が高い問題を最小限に抑えることができます。
人間関係を育てておけば、いざというときに頼りにしたり助けてもらえたりしますし、長期的な計画を立てておけば、弊害となりそうなことを事前につぶしておくこともできますね。
身体を鍛えれば病気に備えられますし、準備を入念にすれば予期せぬ事態にも速やかに対応できます。そして本番では、最高のパフォーマンスを発揮できるのです。
そのように第２領域の活動に集中することができれば、図のように第１領域の問題を小さくすることが可能です。
これこそ、理想としていきたい効果的な生き方ですね。
第２領域への集中に必要なのは、“ノー”と“燃えるようなイエス”
しかしこの第２領域の活動は緊急度が高くないゆえに後回しにしてしまう、という問題があります。
計画を立てたり準備をしたり、身体を鍛えたりすることはのちのち役立つ、問題の解決になってくれると思いながらも、「まだ大丈夫」と先に追いやってしまったことは、どなたにもあると思います。
そして、やらなかったことで第１領域の問題が発生し、そこに余計に時間を取られ、やらなかったことを後悔してしまうのですね。
私自身も学生時代の夏休みの宿題で繰り返し痛い目を見ながら、なかなか改善できませんでした苦笑
ではどうすれば第２領域の時間を確保し、取り組めるようになるのでしょうか？
それについて『７つの習慣』ではこう指摘されています。
第Ⅱ領域に使える時間をつくるには、第Ⅲ領域と第Ⅳ領域の時間を削るしかない。
第Ⅱ領域の予防や準備の活動に力を入れていれば、緊急で重要な活動の第Ⅰ領域は徐々に小さくなっていくが、最初からこの領域を無視するわけにはいかない。
とりあえずは、第Ⅲ領域と第Ⅳ領域から第Ⅱ領域の時間を捻出するしかない。
第１領域を無視するわけにいきませんので、第３領域、第４領域から時間を捻出すべきだといわれています。
では第３領域、第４領域から時間を捻出するときに重要なことは何でしょうか？
こう書かれています。
感情を抑え、最優先事項を優先するには、目的意識と使命感が要る。
第２の習慣で身につけた明確な方向感覚と価値観が要る。
そして、優先する必要のない物事に「ノー」とはっきり言えるためには、あなたの中に燃えるような「イエス」がなければならない。
何よりも大切にすべきことを自覚していなければならないのだ。
第３領域は、自分にとっては重要でないものの、人からすれば重要な頼まれごとの領域です。
ここに時間を取られないためには「ノー」とハッキリ言わねばなりません。そして「ノー」と言うには強烈な、燃えるような「イエス」が必要なのですね。
そのイエスとは、第２領域にあるもの、自分の人生にとって最大の効果を生むもの、ですね。
そのため、何が自分の人生にとって重要であるのか、何が自分の第２領域に当たるのかが明確でないと、「イエス」がわからず、ゆえに「ノー」と言うこともできませんね。
「ノー」と言えなければ、人からの依頼を安易に受けて第３領域の時間を増やしたり、第４領域に時間を増やしてダラダラと過ごしてしまうでしょう。
反対に、燃えるような「イエス」があれば、きっぱりと「ノー」と言うことができ、第３領域や第４領域に時間を使うことを避けることができるのですね。
もし自分の中に強烈な「イエス」がなければ、第２の習慣に立ち返って終わりを思い描き、大切なことを見つめ直しましょう。
次回は、実際に第２領域の活動時間を増やしたことで、抱えていたさまざま問題が解決した企業の例をご紹介します。
まとめ
- 何に時間を使っているかを把握できるのが「時間管理のマトリックス」です。重要度と緊急度から、私達の活動が４つの領域に分けられています。効果的なパーソナル・マネジメントの実現には、緊急ではないが重要な第２領域の活動に時間を使うべきです
- 第２領域の活動は緊急ではないため、ついつい後回しになりがちです。しかしこの活動に時間を使ってこそ、緊急度の高い問題がふりかかるのを未然に防げる、効果的な生き方ができるのです（例：信頼関係の構築、長期的な計画の立案、運動など）
- 先送りしがちな第２領域の時間を確保するには、第３領域と第４領域の時間を削るしかなく、そのためには、目的意識と使命感、すなわち自分の中の燃えるような「イエス」が必要です。揺るぎない信念があってこそ、優先する必要のないことには「ノー」を言えるようになります
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