朝活主催の ゆう です。
このブログでは、朝活のワークの題材としても使わせていただいたことのある、世界的なベストセラー『７つの習慣』の内容を、少しずつ紹介しています。
前回から、第３の習慣である「最優先事項を優先する」についてお話ししています
前回の記事はこちら
第３の習慣は、題２の習慣で思い描いた「知的創造」を、その通りに形作ることでした。
知的創造を理想の形に仕上げるには、第２の習慣で決められた最優先事項を、日々の生活の中で優先して行うことが必要です。
必要でないことを優先して行っていたのでは、理想の状態に近づくことはとてもできませんね。
効果的なマネジメントをする、すなわち「最優先事項を優先して行う」のが第３の習慣です。
その第３の習慣を身につけるときにぜひ取り入れたいのが「時間管理のマトリックス」です。
第２の習慣で決めたことをこのマトリックスに落とし込むことで、やるべきことが整理され、効果的なマネジメントにつながります。
今回から時間管理のマトリックスについて詳しくご紹介します。
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時間管理のマトリックスから知る「４つの活動領域」
以下が『７つの習慣』で紹介されている、時間管理のマトリックスです。
図にあるように、私たちはこの４つの領域のうちのどれかに時間を使っています。
活動の領域を決める要因は「緊急度」と「重要度」の２つです。
第１領域
重要かつ緊急のことです。
たとえば、
- 危険な状態を招く、差し迫った問題
- 遅れれば重大な損失が生じる、期限のある仕事
などがあります。
もっと具体的にいえば、健康診断を受け、その結果、再検査が必要になった場合や、交通事故を起こしてしまい、その対処をする場合などです。
放っておいたら取り返しのつかない重大な被害をもたらすような問題ですね。
第２領域
緊急ではないが、重要なことです。
この領域こそ、効果的なマネジメントにおいては最も重要です。
たとえば、
- 心身をリラックスさせる、運動
- 人間関係づくり
- 新しい仕事への準備や計画
などが当てはまるでしょう。
差し迫った問題ではなく、緊急性はありません。
しかし取り組んでおけば後々、役立つことであり、第１領域の不安の種をもぎ取ることになり得ます（たとえば、運動など健康管理に気をつけておけば、健康診断の再検査を受ける可能性は低くなりますし、準備や計画を適正に行えば、期限のある仕事にも速やかに対処できます）。
第３領域
重要ではないが緊急なことです。
これはたとえば
- 多くの電話
- （人から依頼された）多くのメール、多くの報告書
- 多くの会議
- 意味のない付き合い
などが挙げられます。
もちろん必要な電話やメール、報告、人付き合いもありますが、それらがすべて本当に必要なものであるかどうかと問われると、不要なものもあるでしょう。
それにもかかわらず期限があるため、この第３領域に時間を多く使っている方もいるのではないでしょうか。
第４領域
重要でなく、緊急でもないことです。
たとえば、
- （自らに課す）多くのメール、多くの報告書
- 暇つぶし
- 快楽を追求するだけの遊び
などがあります。
適度に心身をリラックスさせたり、趣味に興じて創造性をアップさせたりする時間も大切です。それらはこの領域ではなく、第２領域ですね。
しかしほかの活動にさしつかえるが出るほど過度にやってしまえば、第４領域といえますね。
これらが私たちが時間を使っているそれぞれの領域の特徴です。
あなたはどの領域に多くの時間を使っているでしょうか？
次回は、それぞれの領域を中心に据えている人の行く末はどうなっていくのか、またどの領域に時間を使えば効果的なパーソナル・マネジメントへとつながるのかについて、ご紹介してします。
まとめ
- 『７つの習慣』の第３の習慣が「最優先事項を優先する」でした。第２の習慣で定めた最優秀事項を行うときには効果的なマネジメントが必要であり、そこに取り入れたいのが「時間管理のマトリックス」です
- 時間管理のマトリックスは、「緊急度」と「重要度」によって４つの領域に分けられたものをいいます。以下、各領域の特徴です
- 第１領域－緊急かつ重要。放っておいたら取り返しのつかない重大な被害をもたらすような問題
- 第２領域－緊急ではないが、重要。この領域こそ、効果的なマネジメントにおいては最も重要。時間のあるときに取り組んでおけば、第１領域の不安の種をもぎ取ることになり得る
- 第３領域－重要ではないが緊急。自分には不要だが、相手には重要で、しかも期限があるために時間を取られやすい
- 第４領域－重要でなく、緊急でもない。暇つぶしや、快楽を追求するだけの遊びなど
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