最優先事項を優先する2-時間管理のマトリックスから知る“4つの活動領域”|朝活で学ぶ 7つの習慣 その18

朝活主催の ゆう です。

このブログでは、朝活のワークの題材としても使わせていただいたことのある、世界的なベストセラー『7つの習慣』の内容を、少しずつ紹介しています。

前回から、第3の習慣である「最優先事項を優先する」についてお話ししています

前回の記事はこちら

最優先事項を優先する1-効果的なマネジメントの条件|朝活で学ぶ 7つの習慣 その17
朝活主催の ゆう です。 世界的なベストセラーである『7つの習慣』の内容を少しずつご紹介しています。 前回までは、第2の習慣「終わりを思い描くことから始める」についてお話ししてきました。 前回の記事はこちら ...

第3の習慣は、題2の習慣で思い描いた「知的想像」を、その通りに形作ることでした。

知的想像を理想の形に仕上げるには、第2の習慣で決められた最優先事項を、日々の生活の中で優先して行うことが必要です

必要でないことを優先して行っていたのでは、理想の状態に近づくことはとてもできませんね。

効果的なマネジメントをする、すなわち「最優先事項を優先して行う」のが第3の習慣です。

その第3の習慣を身につけるときにぜひ取り入れたいのが、「時間管理のマトリックス」です。
第2の習慣で決めたことをこのマトリックスに落とし込むことで、やるべきことが整理され、効果的なマネジメントにつながります。

今回から時間管理のマトリックスについて詳しくご紹介します。

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時間管理のマトリックスから知る「4つの活動領域」

以下が『7つの習慣』で紹介されている、時間管理のマトリックスです。

図にあるように、私たちはこの4つの領域のうちのどれかに時間を使っています。

活動の領域を決める要因は「緊急度」と「重要度」の2つです。

第1領域

重要かつ緊急のことです。

たとえば、

  • 危険な状態を招く、差し迫った問題
  • 遅れれば重大な損失が生じる、期限のある仕事

などがあります。

もっと具体的にいえば、健康診断を受け、その結果、再検査が必要になった場合や、交通事故を起こしてしまい、その対処をする場合などです。

放っておいたら取り返しのつかない重大な被害をもたらすような問題ですね。

第2領域

緊急ではないが、重要なことです。この領域こそ、効果的なマネジメントにおいては最も重要です。

たとえば、

  • 心身をリラックスさせる、運動
  • 人間関係づくり
  • 新しい仕事への準備や計画

などが当てはまるでしょう。

差し迫った問題ではなく、緊急性はありません。
しかし取り組んでおけば後々、役立つことであり、第1領域の種をもぎ取ることになり得ます(たとえば、運動など健康管理に気をつけておけば、健康診断の再検査を受ける可能性は低くなりますし、準備や計画を適正に行えば期限のある仕事にも速やかに対処ができます)。

第3領域

重要ではないが緊急なことです。

これはたとえば

  • 多くの電話
  • (人から依頼された)多くのメール、多くの報告書
  • 多くの会議
  • 意味のない付き合い

などが挙げられます。

もちろん必要な電話やメール、報告、人付き合いもありますが、それらがすべて本当に必要なものであるかどうかといわれると、不要なものもあるでしょう。
それにもかかわらず期限があるため、この第3領域に時間を多く使っている方もいるのではないでしょうか。

第4領域

重要でなく、緊急でもないことです。

たとえば、

  • (自らに課す)多くのメール、多くの報告書
  • 暇つぶし
  • 快楽を追求するだけの遊び

などがあります。

適度に心身をリラックスさせたり、趣味に興じて創造性をアップさせたりする時間も大切です。それらはこの領域ではなく、第2領域ですね。

しかしほかの活動に差し支えるほど過度にやってしまえば、第4領域といえますね。

 

これらが私たちが時間を使っているそれぞれの領域の特徴です。

あなたはどの領域の多くの時間を使っているでしょうか?

次回は、それぞれの領域が中心の人はどうなっていくのか、またどの領域に時間を使えば効果的なパーソナル・マネジメントへとつながるのかについて、ご紹介します。

続きの記事はこちら

最優先事項を優先する3-活動領域の比重からわかる、避けるべき“非効果的なマネジメント”とは?|朝活で学ぶ 7つの習慣 その19
朝活主催の ゆう です。 このブログでは、世界的なベストセラーである『7つの習慣』の内容を少しずつご紹介しています。 前回は、第3の習慣である「最優先事項を優先する」の中で書かれている「時間管理のマトリックス」についてお話ししま...

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勉強会の内容7つの習慣
この記事を書いた人
南 雄一郎

スキルアップ!勉強会 主催者。
2014年から都内のカフェでコミュニケーションのスキルを上げるための勉強会を開催していました。
2016年からは、対人関係でのスキルを心理学から学ぶ勉強会をメインに開催しています。
勉強会の開催数は累計200回以上です。

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