物語化のポイント2-“相手が期待していること”をイントロ(最初の文)にする|『超・箇条書き』から学ぶ伝える技術9

朝活主催の ゆう です。

スキルアップ!朝活では、プレゼン用紙を使った、わかりやすく話を伝えるためのワークを行っています。

わかりやすいプレゼン資料ををつくる方法にはいろいろありますが、なかでも使いやすくて実践もしやすいのが「箇条書き」でしょう。
箇条書きは、短く、かつ魅力的に伝えるための最強のツールになり得る、といわれます。

しかしただ情報を羅列するだけでは、わかりやすく魅力的な箇条書きにはなりません。

そこで、amazonでも評価の高かった『超・箇条書き』(杉野幹人著)から、短く、魅力的な箇条書きにするためのスキルを学んでいます。

超・箇条書き―――「10倍速く、魅力的に」伝える技術

このブログでは、そのスキルを少しずつご紹介しています。

「超・箇条書き」のためのスキルには

  1. 構造化
  2. 物語化
  3. メッセージ化

の3つがあります。

前回は2番目のスキル「物語化(相手が思わず読みたくなるよう、関心を引くこと)」のための工夫の1つである「イントロづくり」について詳しくお話ししました。

前回の記事はこちら

物語化のポイント1-興味をかき立て、好印象を与える“イントロづくり”|『超・箇条書き』から学ぶ伝える技術8
朝活主催の ゆう です。 『超・箇条書き』(杉野幹人著)の内容を参考にさせていただき、わかりやすく話を伝えるために不可欠な“箇条書き”のスキルをご紹介しています。 超・箇条書き―――「10倍速く、魅力的に」伝える技術 ...

「イントロづくり」とは、箇条書きの中でも特に大事な「最初の文」を、相手の関心が引けるような文にすることです。

では関心が引ける文とはどんな文かというと、「相手が期待していること」は何かを想像し、その期待に応えられる文でしたね。

最初に期待に応える文があれば、その後も読み進めたくなります。
反対に、期待した答えになかなかたどり着けないと、興味が薄れ、読むのがおっくうになってしまいますね。

特に、忙しく時間が取りづらい人に読んでもらうときには、このイントロが重要になります。

今回は、新入社員Aさんが作成した箇条書きに、「イントロづくり」の工夫を施してみましょう。

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最初の文は、相手の期待していることに応える文に

Aさんが上司に、来年の営業成績の目標を報告するために作成した箇条書きは以下のものです。

  • 4つの改善策をとる
    • 大口の顧客には、先輩社員に協力をしてもらって価格交渉し、販売単価を上げる
    • 中堅の顧客には、関連商品も併せて提案し、販売数を伸ばす
    • 小口の顧客には、今までどおりにコンタクトをとり、販売を促進する
    • 超小口の顧客には、今までどおりにコンタクトをとり、販売を促進する
  • 結果として、目標とする営業成績は売上3億円である

1つ目のスキル「構造化」のための工夫であるガバニングや、「直列と並列」の時間軸の整えなどはできており、全体像がわかりやすいです。

しかし上司がまず目標の具体的数値を求めている場合、最初の文に持ってくるべきは「目標とする営業成績は売上3億円である」の文ですね。
最初に改善策を提示し、その結果として営業成績を伝えていては、上司の期待に応えるイントロづくりができていません。

最初の文は、相手の期待していることに応え、関心を引くものであるべきです。

それに則ると、以下のような箇条書きが望ましいでしょう。

  • 目標とする営業成績は売上3億円である
  • このために、4つの改善策をとる
    • 大口の顧客には、先輩社員に協力をしてもらって価格交渉し、販売単価を上げる
    • 中堅の顧客には、関連商品も併せて提案し、販売数を伸ばす
    • 小口の顧客には、今までどおりにコンタクトをとり、販売を促進する
    • 超小口の顧客には、今までどおりにコンタクトをとり、販売を促進する

この箇条書きであれば、最初の文を読んでイメージが沸き起こり、次の改善策もよく読んでもらえて、アドバイスも得やすくなるでしょう。

この場合はイントロに「目標は〇〇である」と結論を最初に持ってくる伝え方でしたが、それが必ずしも正解とは限りません。

少数派だとは思いますが、相手によっては結論よりも背景をまず詳しく知りたいという人もいるでしょう。
その人には結論ではなく、分析した原因、そのための改善策を先に説明するほうが効果的ですね。

「最初は必ず結論から」と決めつけるのではなく、
「相手が何を期待しているかをまずよく知り、その期待に応えるイントロをつくる」というルールに念頭に置き、それに従って箇条書きづくりを行ってみましょう。

まとめ

  • 短く、かつ魅力的に伝える「超・箇条書き」の技術が構造化・物語化・メッセージ化の3つです。物語化とは、相手が思わず続けて読みたくなるよう関心を引く工夫をすることであり、その1つが「イントロづくり-最初の分に“相手が期待をすること”を伝える」です
  • 新入社員Aさんが作成した営業成績の目標の報告書でいえば、改善策ではなく、上司が期待していると思われる目標の数値をまずはじめに持ってくるべきです。具体的な数値目標から始めることで、相手はイメージが湧きやすく(この目標に見合う策とは何かが頭に浮かぶ)、アドバイスも得やすいでしょう
  • ただ、最初に結論を持ってくるやり方が正しいとは限りません。背景をまず知りたいという人もいるでしょう。あくまでも「この相手が期待していることは何か」をよく知ることが前提、といわれています

続きの記事はこちら

物語化のポイント3-最後まで読み手の関心を引きつける“MECE崩し”とは|『超・箇条書き』から学ぶ伝える技術10
朝活主催の ゆう です。 このブログでは、わかりやすく相手に話を伝えるための箇条書きのスキルをご紹介しています(『超・箇条書き』(杉野幹人著)を参考にさせていただいています)。 超・箇条書き―――「10倍速く、魅力的に」伝える技...

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この記事を書いた人
南 雄一郎

スキルアップ!勉強会 主催者。
2014年から都内のカフェでコミュニケーションのスキルを上げるための勉強会を開催していました。
2016年からは、対人関係でのスキルを心理学から学ぶ勉強会をメインに開催しています。
勉強会の開催数は累計200回以上です。

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