構造化のポイント5－簡単なのに効果の大きい“ガバニング”の技術｜『超・箇条書き』から学ぶ伝える技術6

朝活主催のゆうです。

『超・箇条書き』（杉野幹人著）の内容を参考にさせていただき、わかりやすく話を伝えるための「箇条書き」のスキルをご紹介しています。

箇条書きは短く、魅力的に伝えることのできるツールです。
しかし、単に情報を羅列するだけでは、伝えたいことを短時間で明確に伝えるのは難しいです。

その箇条書きを短く、魅力的に伝える「超・箇条書き」にするためには、そのための技術を学び、施す必要があるのですね。

「超・箇条書き」のための技術は

の３つがあり、１つ目の「構造化」について続けてお話ししています。

「構造化」は、箇条書きの全体像をスッキリさせ、伝えたいことを一瞬で理解してもらうための技術です。

構造化をするためには、以下の３つの工夫があります。

前回は、２つ目の工夫である「『直前と並列』で時間軸を整える」について詳しくご紹介しました。

前回の記事はこちら

今回は３つ目の工夫である「ガバニング」についてです。

ポイントの宣言で全体像が明確に！「ガバニング」の技術

ガバニングは直訳すると「統制する」などの意味があります。

たとえば、文章でもプレゼンでも、伝えたいポイントが３つあるときに、先に「ポイントは３つあります」と宣言すること。それがガバニングです。

前回の記事でも紹介した、新入社員が上司に報告する箇条書きの例を見てみましょう。

さまざまな問題点が議論された
營業の人員が足りていない
手強い競合商品があるため苦戦している
コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない
さまざまな対応が決まった
マーケティング部が営業部に期間限定でスタッフを貸し出す
それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ

前の２つの工夫（自動詞と他動詞を使い分ける、「直前と並列」で時間軸を整える）により、「問題」→「対応」というつながりがハッキリし、問題解決のプロセスを伝えたい、ということもよくわかる箇条書きになりました。

ここでさらにガバニングの技術を使うことで、よりわかりやすい箇条書きになります。

具体的には、一段目の「さまざまな」という部分に曖昧さが残っているため、ここを

「３つの問題点が議論された」
「２つの対応が決まった」

とすることで、読んだ側の情報処理が楽になり、また印象にも残りやすくなるのでしょう。

ちょっとした工夫であり、簡単な技術ですが、その効果は大きく、これをやらない手はありませんね。

ガバニングは箇条書きだけでなく、プレゼンやスピーチなどコミュニケーションにおいても世界中で使用されています。

有名なのは、アップルの創業者であるスティーブ・ジョブズ氏がスタンフォード大学の卒業式で行ったスピーチです。

このスピーチの冒頭で「私はみなさんに、人生で学んだ３つのことをお話ししたいと思います」と宣言されてからスピーチが始まっています。まさにガバニングの技術が使われているとわかりますね。

こうしてポイントを宣言してもらえると、話に惹きつけられますし、聞いている側にとっては全体像が見えやすく、理解がしやすくなります。

反対に宣言がないと、聞く側には全体像がわかりづらく、「結局、何を言いたいのだろう？」とか「どこまで話が続くんだろう」という思いが出てきて、話に集中しづらくなるでしょう。

箇条書きだけでなく、プレゼンやメールでの報告など、いろいろなところに応用していきたいですね。