構造化のポイント4-“直列”と“並列”で時間軸を整える|『超・箇条書き』から学ぶ伝える技術5

朝活主催の ゆう です。

『超・箇条書き』(杉野幹人著)から、短く、魅力的に伝える箇条書きの技術をご紹介しています。

短く、魅力的に伝える技術は大別すると、

  1. 構造化
  2. 物語化
  3. メッセージ化

の3つです。

今回は、「構造化」のポイントの4回目です。

「構造化」とは、箇条書きの全体像をスッキリとさせ、その箇条書きで何を伝えたいかを一瞬で理解してもらうための技術のことでした。

ではどうすれば構造化できるのかというと、そのための3つの工夫があります。

  1. 自動詞と他動詞を使い分ける
  2. 「直前と並列」で時間軸を整える
  3. ガバニング

前回までは1つの目の工夫の「自動詞と他動詞を使い分ける(+体言止めの使用に注意する)」をご紹介してきました。

前回の記事はこちら

構造化のポイント2-使用ご法度な“体言止め”|『超・箇条書き』から学ぶ伝える技術4
朝活主催の ゆう です。 朝活では、相手にわかりやすく話を伝えるための実践形式のワークを行うとともに、よりわかりやすく伝えるためのスキルをご紹介しています。 このブログでは、そのスキルの一部をお話ししています。 続けて紹介...

今回から、構造化のための2つ目の工夫「『直前と並列』で時間軸を整える」についてお話しします。

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構造化のための工夫②『直前と並列』で時間軸を整える

箇条書きの各文のつながり方は、2つのパターンしかないといわれます。

それが「直列型」と「並列型」です。
この2つのパターンを適切に使い分けられるようになれば、各文のつながりが明確になり、全体像もスッキリさせることができます。

では直列型と並列型の違いとは何でしょう?

それは「時間軸」の使い方である、といわれています。

箇条書きのつながりに時間が流れていれば直列型となり、
つながりに時間が流れていなければ並列型となる、ということです。

時間の流れている文は直列として、時間が流れていない文は並列としてまとめることで、つながりが明確な箇条書きになるのですね。

具体的に見ていきましょう。

問題解決の枠組み

  • 問題の発生
  • 解決策の立案
  • 結果

これは、過去(問題の発生)→現在(解決策の立案)→未来(結果)という時間の流れを伝えるものであり、直列型の箇条書きといえます。

また

  • 未来のビジョン
  • それを実現するための中期の経営戦略
  • その具体的な単年の戦術やアクション

というのは、未来(未来のビジョン、それを実現するための中期の経営戦略)→現在(その具体的な単年の戦術やアクション)という時間の流れが含まれるため、これも直列型です。

それに対し、

未来の夢のリストアップ、
現在のアクションのリストアップ、
過去の原因のリストアップなどは、それぞれ時間の流れがないため並列型の箇条書きです。

このような「直列型のつながり」と「並列型のつながり」を頭に入れ、適切にグルーピングすることで、わかりやすく伝えられるようになるのです。

何を意味するのかを一言で表し、適切にグルーピングする

この直列型と並列型のつながりを意識して、以前に紹介した新入社員のつくった箇条書きを見ていきましょう。

1つ目の工夫「自動詞と他動詞を使い分ける」によって、5つの文が、以下の2つのまとまりに分けられました。

  • 營業の人員が足りていない
  • 手強い競合商品があるため苦戦している
  • コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない

 

  • マーケティング部が営業部に期間限定のスタッフを貸し出す
  • それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ

しかしこれだけでは、それぞれのまとまりが何を伝えようとしているのかが、一瞬ではわかりません。何を表しているかをひと言で表す必要があります。

1つ目のグループは營業の「問題点」が集められているのがわかります。

そして2つ目のグループは、問題に対する「解決策」が並べられています。

つまり、この箇条書き全体で伝えたいことは問題解決のプロセスとわかります。

すると全体では「現在(問題)→未来(解決策)」の時間の流れができているのであり、それを直列型の箇条書きとしてまとめることで、全体像が明確になるのですね。

以下が、時間の流れも意識して作成された箇条書きです。

  • さまざまな問題点が議論された
    • 營業の人員が足りていない
    • 手強い競合商品があるため苦戦している
    • コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない
  • さまざまな対応が決まった
    • マーケティング部が営業部に期間限定でスタッフを貸し出す
    • それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ

こうすることで、全体像がかなり明瞭になりました。

これとは反対に、時間が流れているか流れていないかわからないような羅列は全体像が不明確で、読む気になれませんし、読んでいても混乱するばかりになってしまいます。

時間の流れから直列型、あるいは並列型に整えて、相手の情報処理の負担を減らしたわかりやすい箇条書きに近づけていきたいですね。

続きの記事はこちら

構造化のポイント5-簡単なのに効果の大きい“ガバニング”の技術|『超・箇条書き』から学ぶ伝える技術6
朝活主催の ゆう です。 『超・箇条書き』(杉野幹人著)の内容を参考にさせていただき、わかりやすく話を伝えるための「箇条書き」のスキルを紹介しています。 箇条書きは短く、魅力的に伝えることもできるツールです。 しかし、単に情報...

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超・箇条書きスキルアップ術
この記事を書いた人
南 雄一郎

朝活 兼 心理学ワークショップ主催者。2014年から都内のカフェでスキルアップのための朝活を開催。
2016年からは元々関心のあった心理学のワークショップを開催。
朝活、ワークショップともに、累計回数は150回以上。

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