朝活主催の ゆう です。
スキルアップ！朝活では、わかりやすく話を伝える力をつけるワークをしています。
話をわかりやすく伝えることは、仕事や人間関係で大切なスキルですね。
わかりやすく伝えるには、朝活のワークのようにまず実践することも大事ですが、それと同時に伝えるメソッドも学ぶことも大切です。自己流ではどうしても限界があります。
このブログ記事では、『超・箇条書き』（杉野幹人著）を参考にさせていただき、伝える最強のツール「箇条書き」の技術を紹介しています。
前回は、そもそもなぜ箇条書きが最強のツールといえるのかということ、箇条書きのメリット、そして箇条書きはあなたの評価をも決める、ということをお話ししました。
前回の記事はこちら
今回は、短く、かつ魅力的に伝える「箇条書き」のスキルを具体的にご紹介していきます。
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短く、魅力的に伝えるには？「超・箇条書き」の３つの技術的要素
箇条書きと聞いて、どういうものをイメージされるでしょうか？
伝えたいことを並べることだ、と思われる方が多いと思います。
しかし『超・箇条書き』の著者である杉野さんは、羅列するだけでは単に情報量が減っただけで、伝わるものにはなっていない、と指摘されています。
では、普通の箇条書きと、「超・箇条書き（短く、かつ、魅力的に伝える箇条書き）」とにはどのような違いがあるのでしょうか？
「超・箇条書き」はこの「羅列化」の他に、３つの技術的要素が加わることではじめて完成するのだ。
３つの技術的要素とは、「構造化」「物語化」「メッセージ化」である。
（『超・箇条書き』 杉野幹人著 より引用）
普通の箇条書きを劇的に変える３つの技術的要素とは
- 構造化
- 物語化
- メッセージ化
といわれています。
①構造化
相手が全体像を一瞬で理解できるようにすることです。
どんなに内容が優れていたとしても、全体像がよくわからない文章は読む気が削がれてしまいします。忙しい相手ならなおさらですね。
まず構造化によって全体像をわかりやすくするのが「超・箇条書き」への第１歩です。
私自身の経験にとして、この構造化ができるようになれば、普通の箇条書きとは見違えるほどになると感じています。
②物語化
相手が関心をもって最後まで読み切れるようにする技術です。
全体像はすぐに把握できて読む気にはなっても、その内容に引き込まれなくては、相手にはこちらの意図を伝えることはできませんね。
最後まで読み切ってもられるように全体の流れを良くするのが物語化です。
③メッセージ化
最後のメッセージ化は、相手の心に響かせ、行動を起こさせるための技術です。
その箇条書きを読んだことで相手がこちらの望む行動を取ってこそ、本当に「伝わった」といえますね。
そのために文の表現を磨き、適用するのがメッセージ化です。
単に羅列するだけものと、これら３つの技術を駆使してつくったものでは、同じ箇条書きであっても、相手の理解度、読後に取る行動、そしてその箇条書きをつくったあなたへの評価は大きく変わっていきます。
短く、魅力的に伝える箇条書きは、仕事もスムーズにし、周囲のあなたへの評価も高めてくれるでしょう。
はじめに、「超・箇条書き」の土台となる構造化について見ていきましょう。
「構造化」の前後でガラリと変わる全体像
構造化する前とした後での具体例が、『超・箇条書き』の中で紹介されています。
ダメな箇条書きの例として、新入社員が上司へ報告するために作成した以下のものが取り上げられていました。
- 営業の人員が足りていない
- 手強い競合商品があるため苦戦している
- コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない
- 営業部で期間限定のスタッフが増える
- それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ
一文一文は明瞭であり、ベタ書きの文と比較して、読むのは楽でしょう。
しかしこれらの５つがどういう関係なのか、これらの文から何を言いたいのか、読んだ人はどういう行動を取るべきなのかはほとんどわかりません。
単に羅列してあるだけで、全体像がわかりづらく、整理されているとはいえないのですね。
これを読む方としては、さらに整理をし直さなければならず、二度手間です。
しかしこれを、以下のようにまとめたならば、どうでしょうか？
- ３つの問題点が議論された
- 営業の人員が足りていない
- 手強い競合商品があるため苦戦している
- コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない
- ２つの対応が決まった
- マーケティング部が営業部に期間限定でスタッフを貸し出す
- それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ
このようにまとめられていると、読んだ方としては、一文一文のつながりも明確となり、自分とはどう関係があるのか、また自分が取るべき行動もすぐに理解できるでしょう。
全体像がスッキリして整理されているので、認識にも乗りやすく、「これについては自分はこう思っていた」などの個々の意見も言いやすいですね。
この「構造化」された箇条書きには、３つの工夫が施されています。
それが
- 自動詞と他動詞を使い分ける
- 「直前と並列」で時間軸を整える
- ガバニング
です。
この３つの工夫を加えることで、全体像が明らかになった「構造化」された箇条書きとなります。
次回からはこの構造化のための３つの工夫を詳しくご紹介していきます。
続きの記事はこちら
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