朝活主催の ゆう です。
スキルアップ！朝活では、相手にわかりやすく話を伝えるためのスキルアップワークを行っています。
特に仕事では、いかにわかりやすく話を伝えられるかは、とても大切ですね。
営業の方なら、取り扱っているものの良さをいかにわかりやすく伝えるかが、仕事の成否に大きく関わってきます。
また営業ではなくても、チームで仕事をしているなら、上司や同僚に現状報告をしたり新しい提案をしたりするときに、わかりやすく伝える力は重要になりますね。
伝え方次第では、誤解を与えたがために本来は不要な仕事が増えたり、心象を悪くして過小評価されたりしてしまいます。
反対に、伝え方が良ければ仕事はスムーズに進み、あなたへの心象も良くなって多くのサポートを得ることもできるようになりますね。
わかりやすく伝える力は、とても大切とわかります。
ではどうすればわかりやすく、さらには魅力的に伝えることができるのでしょうか？
今回は、『超・箇条書き』（杉野幹人著）の内容をベースに、朝活でも紹介している わかりやすく伝えるポイントをご紹介していきます。
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わかりやすく伝える最強のツール「超・箇条書き」とは？
『超・箇条書き』の著者である杉野幹人さんは、外資系のコンサルタントとして、グローバルビスネスの第一線の人たちと仕事をしてきたそうです。
そのなかには、伝えることが傑出して上手い人たちがいました。
彼らに共通していたこと。それが「箇条書き」が抜群に上手い、ということだったのです。
シリコンバレーで出会った起業家たちも、目的や結論を短く、かつ魅力的に一瞬で伝える手段として「箇条書き」を効果的に使っていた、といわれます。
プレゼンの成否を握るのは、カラフルな図でもグラフでもなく、人を動かす言葉を短く、魅力的にまとめた「箇条書き」である、とまで断言されています。
世界の最前線では「短く、魅力的に伝える」ツールとして箇条書きが選ばれ、使わているのですね。
その適用範囲はプレゼンに限らず、企画書・報告書づくり、メール作成、議事録などに広がり、箇条書きはあらゆるビジネスシーンで使用されています。
その“短く、かつ魅力的で、人を動かす”箇条書きが「超・箇条書き」であると杉野さんはいわれ、それらには共通した技術があると指摘されています。
この「超・箇条書き」に含まれる技術を身につけることができれば、プレゼンだけでなく、さまざまな伝える場面で大いに生かされ、周囲からの信頼を高め、成果を上げることにも結びつくでしょう。
ではその「超・箇条書き」に共通した技術とは何なのでしょうか。どうすればその技術を身につけられるでしょうか。
それについてこれから、詳しくご紹介していきます。
「箇条書き」のメリットとは？最強のツールといわれる理由
具体的な技術の紹介の前に、なぜ箇条書きが伝えるための最強のツールといえるのか、箇条書きのメリットについて見ていきます。
外資系コンサルタントの資料の最初のページには、必ず「箇条書き」があるそうです。
その理由は、クライアントの多くは企業の経営者で忙しく、時間がありません。そのクライアントに伝えるべきことを短く、しかも魅力的に伝えられるのが「箇条書き」だからです。
最強ツールの理由① 情報量が少なく、処理されやすい
箇条書きは、ベタ書きに比べ、圧倒的に情報量が少ないです。
ゆえに、読み手からすれば処理するのが楽であり、短時間でスッと内容や流れを理解することができます。
最強ツールの理由② 要点を正確に伝えられる
またベタ書きでは情報量が多いため、こちらが意図するように相手が読んでくれない可能性も出てきてしまいます。
しかし情報処理が楽な箇条書きでは、要点も正確に伝わりやすくなるのです。
最強ツールの理由③ 関心がない人も動かせる
こちらに関心がない人というのは、時間をかけたくない思いが一段と強いでしょう。
その人にベタ書きで関心を持ってもらおうと思っても、情報量の多さ、わかりづらさからそもそも敬遠されてしまいます。
しかし箇条書きなら、情報量が少なくわかりやすいため、相手の関心を高めるもう一工夫さえ施せば、関心のない人でも動かすことができるのです。
最強ツールの理由④ 情報過多の社会にマッチしている
これからの社会は情報過多になる一方です。人間の処理能力をはるかに超えた情報があふれています。
一説によれば、江戸時代の農民が一生かかって得た情報を、現代人はわずか一日で得てしまえるそうです。
誰もがそれほどの情報を手にできる社会においては、膨大な情報を選別して、短く正確に伝えることが求められるようになります。
だからこそ、短く、魅力的に伝える箇条書きはますます重宝されるようになるのですね。
このように、箇条書きにはそれが選ばれるメリットが多く存在するのです。
あなたの評価をも決める「箇条書き」
さらに『超・箇条書き』の著者の杉野さんは、箇条書きはあなたの評価も決める、と言われています。
以下、引用です。
箇条書きは、人を動かすだけでなく、あなたの評価をも決める。「まさか」と思われる方もいるかもしれないかが、事実だ。
緊急な案件について、報告書やメールを上司に送るとする。
最初から最後までベタ書きだったら、上司はどうするか。最後まで読まないで読み飛ばすか、「要点をまとめろ」と呼び出すのが普通だろう。
（中略）
緊急の場面でそのような非生産的なことを繰り返せば、「使えないやつだ」と、自らの評価を落とすことになる。
短く、魅力的に、人を動かせる箇条書きを使う技術がないとすれば、生産性の低い人、というレッテルを貼られかねないのです。
反対に、『超・箇条書き』の技術を極めることができれば、緊急の場面にも適切に対応でき、それ以外でも生産性が上がり、周囲からの信頼も得ることができます。
そのために大切な『超・箇条書き』のスキルをご一緒に学び、ぜひ仕事の場面で生かしていきましょう。
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