『伝える力2』でわかりやすく伝える力を養う②「報告も文章も“1文”で」

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朝活主催の、ゆうです。

スキルアップ!朝活では、スキルアップワークを通して、相手にわかりやすく話ができる力を身に付けています。

ワークに取り組まれるだけで人に伝える練習ができ、伝える力も養われていくのですが、心がけることでさらに相手に伝わりやすくなる手法を『伝える力2』(池上彰著 PHPビジネス新書)を参照し、紹介しています。

前回は話を“因数分解する”(共通した事項をまとめて、最初に話す)と相手は自分の話を受け取りやすくなることをお話しました。

前回の記事はこちら

今回は、話し方についての心がけるポイントです。

話し方のポイント:報告は短めに、一文で話す

話をするときに、一文が長い人がいます。

上司に仕事の進捗状況や結果を報告するときに上司は私たち以上に忙しいので、まず結論を求めています。

ところが結論は話さず、そこに至るまでの過程をダラダラと区切りもつけずに話してしまったことはないでしょうか?

その結果、上司から「それで結論は何? 早く結論を言うように」という注意を受ける。

私もよくやってしまい、反省します…。

一文が長いと不要なことまで話をしてしまい、余計、相手に伝えるべきことが伝わるなくなる悪循環に陥ります。

報告する際などは、「簡潔に、一文は短く話す」ことが基本なのですね。

一文を短くすると、文章もわかりやすくなる

一文を短くすると伝わりやすくなるのは報告だけではありません。

文章も短くすることによって、言いたいことが相手に伝わりやすくなります

一文が長くなると、どうしても主語と述語の関係もねじれてしまい、いったい何がいいたいのかわからない文章になってしまいます。

以下は架空の例として紹介されいました。

①今日、午前九時二〇分ごろ、横浜市内の市道で、

川崎市中原区に住む女子大生のAさん二一歳運転の軽自動車と、

Bさん四五歳運転の大型トラックが衝突し、Aさん運転の軽自動車は大破、Aさんは重傷を負いました。

②今日、午前九時二〇分ごろ、横浜市内の市道で交通事故がありました。

川崎市中原区にすむ二一歳の女子大学生、Aさんが運転する軽自動車と、

四五歳のBさんが運転する大型トラックが衝突しました。

Aさんが運転していた軽自動車は大破し、Aさんは重傷を負いました。

上記の例を読み比べると、一文の短い②の方が状況が伝わりやすいですね。

①は全文読まないと状況がわかりませんし、元の分をたどらないと結局、詳細がわからなくなってしまいます。

一文を短くしようと心がけて文章を書くだけで、伝わりやすさが全然、違いますね。

特に最近は活字に慣れていないという人も多く、そんな人は長い文章を見ただけで億劫になってしまうでしょう。

文章を書く際も、一文を短く、簡潔にすることが大事ですね。

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